改善／業務報告書

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業務報告書について

数多くの企業・業種・職種がある中で、必ず必要になる作業が「業務報告」です。
業務報告は、企業の円滑な業務運営に欠かせません。
顧客先への訪問業務、企業間の打ち合わせ業務、会社内での連絡業務、回収作業の報告業務、 その他、多くの報告が各関係者との情報の共有と認識の一致をサポートします。
重要な業務報告書だけに、その作成・連絡・提出・フィードバック等々に時間を要します。 業務報告を効率的に行うことは、業務の効率化に非常に重要なファクターとなります。

目次

  1. 準備
  2. 運用（顧客先）
  3. 運用（社内：報告・確認・共有・指示）
  4. 運用（社内：保管・検索）

業務報告書の準備（記載内容）

業務報告書には、最低限、以下の項目の記載が必要です。本例は業務報告書の一例です。
  1. 報告書番号（通し番号）
  2. 報告書年月日
  3. 報告者名
  4. 対象者（顧客名・屋号・会社名・社内部署名）
  5. 対象担当者名
  6. 対象者住所
  7. 対象者連絡先
  8. 報告書表題
  9. 報告書分類（打ち合せ・顧客先作業・クレーム対応・完了など）
  10. 報告内容
  11. 問題点
  12. 備考
  13. 確認印
  14. 完了年月日


業務報告書の作成（テンプレート）

業務報告書の項目確定後、報告書のテンプレートを作成します。
以下は業務報告書テンプレートの一例です。

  1. 報告書番号 作成年月日
    報告者名
    会社名（顧客）
    担当者名（顧客）
    住所
    連絡先1 連絡先2
    メール
    報告書表題
    顧客先サポート
    報告書分類
    ／ ／ ／ ／
    報告書内容
    問題点
    備考
    確認印
    係長 課長 部長
    完了年月日
    2024年××月××日


業務報告書の配布

業務報告書のテンプレート作成後、報告書を印刷し各部署のスタッフ人数分に配布をします。
  1. 業務報告書印刷
  2. 各部署に配布
  3. 部署毎にスタッフに配布


2．運用／業務報告書の作成

スタッフは、配布された業務報告書テンプレートを顧客先に携行し、訪問先にて実施又は対応した業務を 業務報告書に手入力で記載します。
  1. 業務報告書印刷
  2. 業務報告書の携行
  3. 業務報告書に手書きで報告内容を入力


2．運用／業務報告書の提出

スタッフは、作成した業務報告書の内容を改めて確認し、補足する箇所があった場合 不足部分を改めて手書きにて記載し完了後、顧客へ報告書の写しを提出します。
  1. 業務報告書内容の確認作業
  2. 業務報告書内容の不足箇所を補足記入
  3. 顧客へ報告内容の説明
  4. 顧客へ報告書の写しを提出


2．運用／業務報告書の承認

スタッフは、顧客に提出した業務報告書の内容を顧客と共に確認し承認を得ます。
  1. 業務報告書内容の確認作業
  2. 業務報告書の承認を得る


3．運用／業務報告書の提出・報告

スタッフは、帰社後、顧客先にて作成した業務報告書の内容を改めて確認し、補足する箇所があった場合 不足部分を改めて手書きにて記載し完了後、職長（係長・課長・部長など）へ提出・報告します。
  1. 業務報告書の持ち帰り
  2. 業務報告書内容の確認作業
  3. 業務報告書内容の不足箇所を補足記入
  4. 職長への報告書提出と報告内容の説明


3．運用／業務報告内容の確認

業務報告書を受け取った職長は、報告書の内容を確認し問題点、改善点の把握、共有情報の抽出等を 行います。
  1. 業務報告書内容の確認作業
  2. 問題点の洗い出し
  3. 改善点の把握
  4. 共有情報の抽出


3．運用／業務報告内容の共有

業務報告書から共有情報の抽出を行った後、共有する情報を各関係者に連絡します。
  1. 共有情報（クレームや問題点）
  2. 共有情報（対応状況・ステータス）
  3. 共有情報（解決方法）
  4. 共有情報（完了）


3．運用／確認後の指示

業務報告書による共有情報の後、必要により各部署又は関係者に対応指示を連絡します。
  1. クレーム対応指示
  2. 問題点の解決方法指示
  3. 改善点の指示
  4. 解決に向けた関係各者への指示


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